Başarılı İş Toplantıları İçin İpuçları

İngilizce, iş hayatının olmazsa olmazları arasındadır. Eğer uluslararası bir şirkette çalışıyorsanız tüm gününüzü farklı ülkelerde yaşayan çalışma arkadaşlarınızın e-postalarını yanıtlayarak, onlarla telefonda görüşmeleri yaparak geçirmek durumundasınız. Devam eden projeler hakkında çalışma arkadaşlarınızla fikir alışverişi yapmanız gerektiğinde veya olası iş partnerlerinizle görüşmeniz gereken konular olduğunda toplantılar düzenlemeniz gerekir. Bu gibi durumlarda tarafların birbirini anlaması ve ilgili konuların çözüme kavuşturulması için İngilizcenin etkin bir şekilde kullanılması zorunlu bir hal alır.

Gelin, başarılı bir iş toplantısı düzenlerken baştan sona hangi noktalara dikkat edilmesi ve ne gibi İngilizce kalıplar kullanılması gerektiğine hep birlikte göz atalım.

Toplantı İngilizcesi: Başarılı İş Toplantıları İçin İpuçları

Toplantıya katılacak kişileri belirlemek ve katılımcıları toplantıya davet etmek

  • Toplantıya kimlerin katılacağına karar vermek, toplantıda hangi konuları sonuca bağlamak istediğinizle doğrudan ilişkilidir. Sizin ve katılımcıların zamanının boşa geçmemesi adına, bu konuları toplantı öncesinde dikkatle belirlemelisiniz.
  • Etkin bir toplantı yönetimi için toplantıya sadece konuyla ilgili kişilerin katıldığından emin olmalısınız. Gerekiyorsa çalışma arkadaşlarınızdan toplantı katılması gereken kişiler konusunda yardım alabilirsiniz.
  • Mümkünse toplantıya katılmasını uygun bulduğunuz her katılımcıyı telefonla haberdar etmeli, toplantının konusunu söylemeli, neden toplantıya katılmaları gerektiği ve hazırlayacakları materyal olup olmadığı konusunda bilgi vermelisiniz.
  • Telefonla haber verdiğiniz katılımcılara toplantının yerini, zamanını, amacını ve diğer katılımcıların listesini içeren bir e-posta göndermeli ve toplantıya katılıp katılamayacakları hakkında bilgi almalısınız.

İngilizce toplantı daveti yazılı olarak nasıl yapılır bir örnekle açıklayalım.

Örnek:

Hello Marc,

I hope you have been well.

I would like to invite you to attend our general annual meeting on Friday, 3 January 2020, at 11 am.

The meeting will be held in our office.

Please find  the meeting agenda as attached.

Please let me know if you will be able to attend the meeting by tomorrow.

Best Regards

Türkçesi:

Merhaba Marc,

Umarım iyisinizdir.

Sizi 3 Ocak 2020 Cuma günü saat 11’de düzenleyeceğimiz genel yıllık toplantımıza davet etmek isterim.

Toplantı ofisimizde yapılacak.

Toplantı ajandasını ekte görebilirsiniz.

Saygılarımla.

Toplantıya başlarken ve toplantı esnasında dikkat etmeniz gerekenler

  • Toplantılara her zaman vaktinde başlamak iş hayatında uyulması gereken nezaket kurallarının başında gelir. Toplantı vaktinden önce belirlenen yerde olmanız ve toplantıyla ilgili hazırlıklarınızı yapmış olmanız beklenir.
  • Toplantılarda zaman yönetimi çok önemlidir. Eğer toplantı için bir süre belirlediyseniz bu süreye sadık kalmalısınız.
  • Toplantı boyunca bahsedeceğiniz konuyu alt başlıklara ayırarak açıklamalısınız. Aksi takdirde, katılımcılar açısından toplantı akışını takip etmek güç olabilir.
  • Toplantı birkaç saat veya gün boyu devam edecek uzunluktaysa her saat başında 5-10 dakikanızı o saat dilimi boyunca anlattıklarınızı özetlemeye ve katılımcıların dikkatini toplamaya ayırmalısınız.

Şimdi toplantı esnasında hangi durumlarda ne gibi İngilizce kalıplar kullanmanız gerektiğini örneklerle açıklayalım.

  1. Açılış:
  • Good morning/afternoon, everyone. (Herkes günaydın/tünaydın.)
  • If we are all here, let’s get started/start the meeting/start. (Eğer herkes buradaysa toplantıya başlayalım.)
  1. Selamlaşmak ve tanışmak:
  • Please join me in welcoming Jane. (Lütfen Jane’i karşılamak için bana katılın).
  • I would like to introduce Jane. She is our sales manager. (Size Jane’le tanıştırmak isterim. Kendisi bizim satış müdürümüzdür.)
  • I don’t think you have met with Jack. (Jack’le muhtemelen tanışmamışsınızdır.)
  1. Toplantının amacıyla ilgili bilgi vermek:
  • We are here today to evaluate our yearly sales performance. (Yıllık satış performansımızı değerlendirmek için buradayız.)
  • Our aim is to determine our sales strategy for next year. (Amacımız önümüzdeki yıl için satış stratejimizi belirlemektir.)
  • I’ve conducted this meeting in order to find our weaknesses. (Bu toplantıyı zayıf yönlerimizi bulmak için düzenledim.)
  1. Toplantı esnasında söz kesmek:
  • May I have word? (Söz alabilir miyim?)
  • If I may, I think this is not the right thing to do. (Müsade ederseniz bunun doğru bir şey olmadığını düşünüyorum.)
  • Excuse me for interrupting. (Böldüğüm için özür dilerim.)
  1. Toplantı esnasında fikir bildirmek:
  • In my opinion we need to find new markets. (Bence yeni pazarlar bulmamız gerekiyor.)
  • I feel that it cannot be done. (Bunun yapılamayacağını hissediyorum.)
  1. Toplantıda fikir sormak:
  • How do you feel about this issue? (Bu mesele hakkında ne hissediyorsunuz?)
  • Do you think that they will send the goods on time? (Malları zamanında göndereceklerini düşünüyor musunuz?)
  1. Toplantıda fikirlerle ilgili olumlu veya olumsuz yorum yapmak:
  • Good point! (İyi bir noktaya parmak bastınız!)
  • I get your point. (Demek istediğinizi anladım.)
  • Exactly! (Kesinlikle!)
  • I agree with you. (Sizinle aynı fikirdeyim.)
  • I’m afraid, I don’t agree. (Maalesef sizinle aynı fikirde değilim.)
  1. Toplantılarda önerilerde bulunmak:
  • Why don’t you solve this issue with marketing department? (Bu meseleyi neden pazarlama departmanıyla çözmüyorsunuz?)
  • We should restructure the sales team. (Satış ekibini yeniden yapılandırmalıyız.)
  • What about hiring new employees? (Yeni çalışanlar almaya ne dersiniz?)
  • I recommend that we should work with agencies. (Acentelerle çalışmamızı tavsiye ederim.)
  1. Toplantılarda açıklama istemek:
  • I’m afraid I don’ t understand what you are trying to explain. (Maalesef ne açıklamaya çalıştığınızı anlamadım).
  • Could you explain it briefly? (Kısaca açıklayabilir misiniz?)
  • Could I have more details about the subject? (Konuyla ilgili daha fazla detay alabilir miyim?)
  • I’m sorry. I missed what you said. Could you repeat it, please? (Kusura bakmayın. Ne söylediğinizi kaçırdım. Tekrar edebilir misiniz lütfen?)
  1. Toplantılarda katılımcılardan konuşulan konu hakkında fikirlerini istemek:
  • What do you think about our next move? (Bir sonraki hamlemiz hakkında ne düşünüyorsunuz?)
  • Would you like to add anything to the subject? (Bu konuya dair bir şeyler eklemek ister misiniz?)
  • Are there any comments? (Bir yorum var mı?)

Toplantıyı bitirmeden önce ve bitirdikten sonra dikkat etmeniz gerekenler

  • Toplantıyı vaktinde bitirebilmek için bir katılımcıdan toplantı süresini takip etmesini rica edebilirsiniz.
  • Kısa süre içerisinde tekrarlayan toplantılar düzenleyecekseniz (günlük, haftalık vb.) katılımcılara bir sonraki toplantı için hazırlanmaları gereken dokümanları belirtmelisiniz.
  • Toplantıyı bitirmeden önce anlattığınız konuyu özetlemeli, toplantıya katılan kişilerin varsa sorularını yanıtlamalısınız.
  • Toplantı esnasında bir katılımcıdan toplantıda karara bağlanan konuları not almasını ve toplantı sonrasında diğer katılımcılarla paylaşmasını isteyebilirsiniz.
  • Toplantıyı bitirirken katılan herkese mutlaka teşekkür etmelisiniz.

Toplantıyı bitirirken sıklıkla kullanacağınız İngilizce kalıpları örneklerle açıklayalım.

Toplantı konusunu özetlerken ve toplantıyı bitirirken:
  • Before I close, please let me summarize the main points. (Kapatmadan önce lütfen temel noktaları özetlememe izin verin.)
  • Shall I go over the main points? (Temel noktaları gözden geçireyim mi?)
  • Can we schedule the next meeting? (Bir sonraki toplantıyı planlayabilir miyiz?)
  • Thank you for your participation. (Katılımınız için teşekkürler.)
  • Thank you all for attending. (Hepinize katıldığınız için teşekkürler.)
  • So, see you all then. (Öyleyse tekrar görüşürüz.)

Toplantılarda hangi noktalara dikkat etmeniz gerektiğini ve ne tarz İngilizce kalıplar kullanıldığını artık biliyorsunuz. Ama bütün bu bilgilerin aklınızda kalması için pratik yapmanız şart. İngilizceyi toplantılarda daha etkili kullanabilmek için English Ninjas’ın ana dili İngilizce olan eğitmenlerinden yardım alabilirsiniz. Burada bol bol pratik yapma fırsatı yakalayacak ve toplantılarda kendinizi rahatça ifade edebileceksiniz. Hemen English Ninjas’a kaydolun ve size sunduğu ayrıcalıklardan faydalanmaya başlayın.

Leave a Comment

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir