教你如何寫出專業的英文 E-mail

當現代交流與溝通越來越習慣使用Email之後,使用正確的格式已經在商務或個人書信中佔有很大的地位。上個世代的書信可能會比較精緻,但當書信的格式來到Email撰寫時,特定的撰寫格式。所以在學外國語言時,Email書信撰寫也是很重要的一部分。

尤其是入門者很容易詢問:有沒有甚麼是撰寫Email的訣竅呢?接下來,讓小編來分享幾個撰寫Email的訣竅。

掌握寫出專業英文email的訣竅

1. 不可輕忽稱呼收件人的方式 

當你在寫英文Email內容的時候,稱呼對方的方式相當重要。跟朋友或是家人時交流時可以直接稱呼名字,但在商務關係中,使用姓氏或職稱在稱呼對方會比較適合。

非正式的招呼語:

  • Dear Friend, 親愛的朋友
  • Dear John, 親愛的 John
  • Hello Mary, 哈囉 Mary
  • Hi Julia, 嗨 Julia

正式的招呼語:

  • Dear Frank Stevenson, 親愛的 Frank Stevenson
  • Dear Mr. Frank Stevenson, 親愛的 Frank Stevenson 先生
  • Dear Prof. Dr. Frank Stevenson, 親愛的 Frank Stevenson 博士

如果你不清楚收信方的名字與姓氏,但你知道他的頭銜或是職稱,你可以使用職銜來開啟對話。例如:

  • Dear President 親愛的總理
  • Dear Mr. Craig, Secretary-General 親愛的 Craig 秘書長

如果 Email 是廣發或是會寄給一個組織,也可以用更廣泛的收件人名稱:

  • To Whom It May Concern 敬啟者
  • Dear Madam/Sir 親愛的女士/先生

2. 信件標題需要簡單概要

在寫Email時,你需要解釋為什麼你要寄這封信,簡單概要的在標題說明信件主旨。信件標題的重要之處是要讓收件者知道她們為什麼要讀這封信。 

主旨範例:

  • Application for the Job Position System Engineer 應徵 System Engineer 職位
  • Invitation for the Annual Conference of Human Resources Management Association 人資管理年會邀請函
  • Proposal for International Collaboration 國際協作企劃
  • Purchase of New Desktop Computers 購買新桌電需求
  • Updated Package of Insurance Premiums 進階保險組合更新
  • Renewal of Your Contract Numbered 199993332 更新你的合約編號 199993332

3. 如何用英文 E-Mail 表達你的想法 

如果你在回覆一個信件的話,用一句感謝開始撰寫你的email,例如:

  • I would like to thank you for your kind invitation. 感謝你誠摯的邀請
  • We are pleased to know that you would like to cooperate with our organization. 我們很開心知道你想跟我們的組織合作
  • We appreciate your proposal for the renewal of your contract. 感謝你同意更新你的合約
  • I am writing to you regarding the job position for Marketing Executive posted on your website. 我想表達對你網站上的行銷專員職缺的興趣

如果你是寄 Email 給第一次聯絡的人,你需要自我介紹並且簡單描述你寄信的原因。訣竅如下,在第一個段落寫下你的自介跟需求。讓你可以清楚簡介你的想法,也能讓收信對象快速了解怎麼協助你。以下是幾種自我介紹與提需求的例子:

  • I am the Head of the Marketing Department at CBC Capital. 我是CBC Capital的行銷部長
  • I represent CBC Capital where I work as a Computer Engineer. 我在CBC Capital任職電腦工程師
  • I am interested in your new investment tool which suits our business objectives. 你的新的投資工具與我們的商業需求相當符合。
  • I am writing to you on behalf of the Organizing Committee of HRM Conference 2019. 代表 HRM Conference 2019 舉辦單位寄信給你。
  • We are pleased to inform you that our next annual conference will be held in June 2020 in Madrid, Spain. 我們開心的知會你,明年年會將於2020六月在西班牙舉辦。
  • My name is Sarah Wilkins. I am the Editor of Fashion Journal. We would like to have an interview with you for our next issue. 我的名字是 Sarah Wilkins. 我是流行月刊的編輯,我們想要在下一期採訪你。

4. 總結你的電子郵件

簡單說明Email標題,就是要精簡的讓收件人知道你是誰、你的需求是什麼,不管是在正式或是非正式的溝通中。在現代的商務交流,大家都很忙碌,寫一個簡短清楚的內容,會增加收件者對你的信任感,提升你可以得到正面回覆的機會。所以如果你討論一個複雜的主題,你最多可以使用兩到三的簡短段落說明。你最後一個段落需要清楚的闡述你的需求,以及你希望他們如何回應。

電子郵件的總結可以這樣寫:

  • I am looking forward to hearing from you. 希望可以聽到你的回覆
  • We would be pleased to see you in Vienna next month. 期待下個月可以在Vienna見到你
  • It would be a pleasure if you could consider my skills appropriate for the position. 很榮幸你願意思考我的技能是否符合這份職位。

寫完這句後,如果你的Email有附件,你可以加入以下幾句:

  • Please find attached my résumé and cover letter. 請參考我附件的履歷與自薦信
  • Please find attached all the documents required for the contract. 請參考附檔的合約所需的文件

5. 在Email的最後加上結尾用語 

寫完信件的內容後,你需要為你的Email畫上句點,通常會使用一個單字或片語當做結尾片語。

 如果你想寫一封有溫度的信,你可以使用:

  • Yours
  • Best Wishes
  • Regards
  • Kind Regards

如果你在寫的是正式書信,使用兩個字組成的結尾用語會更恰當,例如:

  • Yours sincerely
  • Yours faithfully

最後部份會是你的署名,確保你有加上署名,如果有需要的話,也加上聯絡方式。

總結撰寫英文書信的訣竅
  1. 在信件標題寫上明確的主旨
  2. 根據對象選擇適當的稱呼
  3. 簡介自己
  4. 說明寫信的動機
  5. 用一句話總結你的需求
  6. 如果有附件的話,提醒收信方查看
  7. 用感謝與祝福結尾
  8. 加上署名

掌握以上訣竅跟片語,你就可以寫出一個專業的英文Email。除了書寫之外,練習口說也需要雙管齊下,才能讓你的英文能力成長。使用English Ninjas,你可以跟母語講師學習,讓你的英語表達更加流暢。

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